Conseils pour bien choisir son logiciel de caisse

logiciel de caisse

Publié le : 13 décembre 20218 mins de lecture

Lorsque l’on possède un établissement de commerce en détail, comme une boutique, un magasin, une épicerie, une boucherie ou encore un restaurant, on doit disposer du bon matériel et des bonnes stratégies, que ce soit concernant l’implantation du point de vente ou encore concernant le marketing proprement dit. Comme toute entité de commercialisation, l’objectif principal est de faire en sorte que beaucoup de personnes s’intéressent aux produits ou aux services et sont prêts à acheter chez soi, malgré la concurrence. C’est exactement là que le marketing entre en jeu. Le marketing permettra à l’établissement d’optimiser les ventes et de réaliser le maximum de profit. Mais encore, il est aussi inclus dans le marketing de bien organiser les activités du point de vente, notamment la disposition du magasin et la qualité et la rapidité du service, afin d’assurer une excellente satisfaction des clients. Il s’agit surtout de s’assurer que le service soit impeccable. Cela implique que le personnel doit être très accueillant, et toujours disposé à servir les clients. Mais ce n’est pas tout, aucune longue queue n’est admissible au point de vente. La clé de la rapidité de service repose sur la rapidité du service à la caisse. Le propriétaire doit alors bien choisir son système de caisse, incluant le logiciel de caisse et le système qui va avec. Des questions se posent alors : Comment bien choisir son logiciel de caisse ? Quels sont les types de logiciels parmi lesquels on a le choix ? Et quels sont les fonctionnalités proposées pour ces types ?

Un logiciel de caisse : c’est quoi ?

Concrètement, un logiciel de caisse est un programme informatique indispensable au sein d’un point de vente en détail, car il assure la gestion de la trésorerie dans ce point de vente, quel qu’il soit, que ce soit un magasin, une boutique, un restaurant, un bar, un café, une épicerie, une boucherie, une boulangerie, un supermarché, ou un autre type quelconque. Donc, le logiciel de caisse enregistre les achats effectués à la caisse. Mais pas uniquement. Le logiciel assure également la gestion des stocks, et de tout ce qui est opérations comptables et fiscales. Un logiciel de caisse assure généralement deux rôles différents. D’abord, comme première fonctionnalité, il gère l’aspect commercial du point de vente. Et comme deuxième fonction, le logiciel enregistre toutes les entrées et les sorties à la caisse. A cet effet, le logiciel est souvent accompagné d’un outil important, qui est la caisse enregistreuse. En résumé, le logiciel de caisse gère les portefeuilles clients et fournisseurs, avec les articles et les articles en stock. Et à l’aide de la caisse enregistreuse, il génère les tickets de caisse qui servent de preuves de chaque achat. Enfin, il assure aussi le suivi régulier et l’analyse des ventes réalisées. Sur le marché, il y a beaucoup de gammes de logiciels de caisse disponible. Il est alors du choix des propriétaires de choisir la gamme qui lui convient le mieux, question législation, fonctionnalités et budget. Les logiciels de caisse les plus courants sont EBP, Ciel et Sage. Sur hellocash.fr, des gammes de logiciels et de caisses enregistreuses sont disponibles.

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Législation

Le point le plus important à considérer de prime abord, c’est la législation en vigueur se rapportant au commerce. Et ensuite, lors du choix du logiciel, on doit sélectionner un modèle qui est en harmonie avec cette législation. Mais comment ? Par exemple, la loi dit clairement qu’un logiciel de caisse doit être toujours mis à jour selon l’actuelle législation avec ses nouveaux aspects, par exemple le taux de la TVA, etc. De plus, il faut choisir les bons éditeurs de logiciel. Comment reconnaitre les bons ? Les bons éditeurs proposent des logiciels qui disposent des mises à jour automatiques au fil du temps et aussi des logiciels homologués par l’Etat. Il faut aussi reconnaitre les éditeurs fiables, ceux qui ont de l’expérience dans le domaine, et qui sont reconnus. Enfin, les patrons doivent penser à acquérir les dernières versions de logiciel, en adéquation avec l’époque où l’on est.

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Fonctionnalités

Naturellement, le choix d’un logiciel de caisse dépend essentiellement de la nature des activités de l’entreprise, de sa taille, de l’envergure de ses activités, des matériels que l’on utilise au sein de l’entreprise, des gammes de produits ou de services qu’elle propose, et d’autres détails majeurs. Tout cela constitue les besoins concrets de l’entreprise. Et c’est en fonction de ces besoins que le patron détermine le logiciel parait le plus approprié et le plus efficace pour son activité. Ce que l’on recherche donc, c’est un logiciel, avec caisse enregistreuse obligatoire ou pas, qui a des caractéristiques et des fonctionnalités adéquates par rapport aux besoins prédéterminés. On va essayer de considérer l’écart entre la gestion de caisse d’un restaurant et celle d’une épicerie. Les services et les produits à vendre sont très différents. Pour une épicerie, les articles sont classés par des codes barres, donc le logiciel est tenu de pouvoir lire les codes barres. De plus, un épicier a un stock de marchandises à gérer et dont il doit faire l’inventaire régulièrement. Un logiciel de gestion qui propose de faire toutes ces tâches serait l’idéal pour ce genre de point de vente. Mais le cas d’un restaurant est différent. Un restaurant propose des services divers, à savoir la commande à distance, la livraison à domicile, etc. Aussi, il doit avoir des menus à proposer et des stocks dont il doit régulièrement faire l’inventaire. Il doit aussi générer des notes pour le paiement. Le restaurateur doit alors choisir un logiciel de gestion qui peut assurer tous ces rôles.

Budget

Il est impératif de considérer aussi la question budget. Donc, peut-être que l’on trouve le logiciel idéal pour les activités de notre point de vente, et peut-être que ce logiciel est en adéquation avec la législation en vigueur, mais son coût n’est pas à sa portée. Et oui, il faut considérer le coût et non pas juste le prix d’achat. En effet, ce n’est pas uniquement le prix de vente qu’il faut voir, mais également le prix des éventuelles mises à jour ou le coût des maintenances futures. Si l’on ne peut pas se procurer du logiciel idéal, il faut trouver les fonctionnalités dont on peut se passer ou dont on trouve des alternatives intéressantes temporaires. A part cela, le rapport qualité-prix est aussi un aspect majeur à considérer.

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