L’utilisation d’un logiciel de facturation permet à une entreprise, un supermarché ou tout autre point de vente d’établir des factures rapidement et sans fautes. La loi impose des formes obligatoires sur les factures. Pour choisir un logiciel efficace et adapté à vos attentes, assurez-vous bien que le système remplisse ces fonctions.
À quoi sert un logiciel de facturation ?
Un logiciel de facturation doit permettre à une entreprise de créer des factures personnalisées (de devis, de bons de livraison, etc.) comportant le logo et les mentions obligatoires. Il doit aussi avoir la capacité d’établir une base de clients pour ainsi retenir leurs coordonnées, conditions, produits ou services, prix, etc. Étant donné que le mécanisme se fait automatiquement, un logiciel de facturation doit vous aider à exécuter vos tâches quotidiennes sans doublons ni erreurs. La numérotation de factures se fait automatiquement. Un tel logiciel est aussi utilisé pour faire sa comptabilité, car il permet de calculer instantanément le TVA et d’afficher le montant TTC. Grâce à ce dispositif, une société peut alléger ses tâches habituelles et envoyer des documents par mail à ses clients. De plus, un logiciel de facturation permet de faire un meilleur suivi des opérations effectuées par la société. Ces fonctionnalités sont seulement des exemples. Selon le type du logiciel, il peut intégrer d’autres fonctions comme la gestion de stock, des saisies de comptabilité et des imports de fichiers. Même si un logiciel de facturation comporte quelques inconvénients, ceux-ci font le poids aux différents avantages procurés par le dispositif. Le gain de temps est un point fort majeur d’un logiciel de facturation.
Une bonne gestion de tâches commerciales et comptables
L’utilisation d’un logiciel de facturation dans une société permet d’effectuer correctement toutes les tâches de gestion, en premier lieu la gestion des clients. Le service commercial étant un grand pilier des activités d’une entreprise, son fonctionnement doit être centralisé pour optimiser le profit de la société. En quelques clics, le responsable commercial peut établir la facture d’un client. Ce dispositif est aussi un logiciel comptable, car il assure une gestion de paie efficace. Il permet de générer le paiement rapidement. Ainsi, l’entreprise peut effectuer un meilleur suivi des états financiers de ses activités. Le système peut ainsi valoir un logiciel de comptabilité en ligne. En ce sens, elle gagnera du temps à vérifier les paiements. Le logiciel permet également de gérer les impayés. Dès qu’il détecte des factures non payées, le logiciel fait une distinction pour signaler l’utilisateur. Certains logiciels peuvent établir des lettres de mise en demeure afin d’informer un client. En phase de prospection, un logiciel de facturation peut aussi aider l’entreprise à contracter un marché. En effet, le système peut établir un devis. Au cas où la négociation serait favorable, celui-ci peut se transformer en facture en seulement quelques clics. À travers ces différentes options et fonctionnalités, l’utilisation d’un logiciel de facturation permet à l’entreprise de personnaliser ses factures. Celles-ci comporteront les éléments propres à la société.
Coût et performance d'un logiciel de facturation
Les tarifs moyens d’un logiciel de facturation sont très variés. Cela dépend essentiellement des fonctionnalités que comportent le système ainsi que de sa version. Il existe également des logiciels gratuits. Le prix n’est pas pourtant le seul critère à prendre en compte pour choisir un logiciel de facturation. Un logiciel gratuit ne peut forcément fournir les besoins attendus par la société. Certains logiciels ne garantissent pas les résultats voulus et sont moins performants en matière de sécurisation de données. Un meilleur logiciel doit admettre un service client de qualité. Privilégiez un logiciel certifié pour bénéficier de fonctionnalités conformes et sous garanties. Choisissez un système adapté aux circonstances qui se présentent pour avoir les résultats que vous attendez. En outre, le choix d’un logiciel de facturation peut dépendre de la taille de la société. Certains logiciels sont spécialement adaptés aux PME, tandis que d’autres sont particulièrement dédiés aux grandes entreprises.