L’un des sujets abordés durant cette période au vu de l’obligation imposée est celui de la facturation électronique, comment cela fonctionne, que choisir, quel est le meilleur choix pour la facturation électronique.

Fonctionnement de la facture électronique : résumé

La facturation électronique n’est rien de plus que l’émission du document de vente (facture immédiate, facture différée du bon de livraison, facture PA) transmis au format électronique, non pas en pdf mais en xml, chemin requis par la loi ou dans d’autres chemins reconnus par la Communauté européenne.

La facture électronique est correctement émise  lorsqu’elle est transmise ou mise à disposition, reçue et acceptée par le destinataire.

Fonctionnement de la facture électronique : conditions de livraison

Pour une facturation immédiate , la facture elle-même est émise, qui doit avoir lieu simultanément à la transaction dans les 24 heures suivant le jour de l’exécution.

La facturation différée  doit intervenir dans les 15 jours du mois suivant la réalisation des opérations de livraison avec le document de transport et PEUT ÊTRE cumulative.

En cas de rejet de la facture transmise par voie électronique , la nouvelle facture sera émise dans les cinq jours suivant la réception de la notification, avec le même numéro et la même date du document, si cela n’est pas possible car le système de gestion ne le permet pas, il sera être nécessaire d’utiliser la nouvelle numérotation en la liant à la précédente rejetée.

Une autre alternative consiste à conserver une section spéciale pour les factures réémises, par exemple le numéro de facture rejetée / R ou le numéro de facture rejetée / S.

Facture électronique que choisir – comment faire la facture électronique

Nous vous rappelons que bientôt l’obligation sera à la fois pour le cycle actif mais aussi pour le cycle passif, pour les factures qui seront émises, mais aussi pour les factures qui seront reçues de leurs fournisseurs de biens et services.

Ce qui fera la différence dans le choix d’un éventuel programme de facturation électronique, ce sera la possibilité de l’intégrer au sein de votre propre système de gestion , de sorte que même le cycle passif comme actif puisse ensuite être automatisé, ainsi que toute la gestion .linked, depuis l’importation du document avec l’affectation des coûts et la gestion de l’échéancier de paiement pour une planification financière correcte de l’entreprise.

L’objectif de la numérisation, en plus de garantir le respect de la TVA et la consultation immédiate des données par l’administration fiscale, est d’accélérer et d’informatiser les procédures des entreprises avec des économies de ressources.

Bien sûr, tout doit être bien planifié dans les processus initiaux, afin qu’il n’y ait pas de problèmes d’envoi et donc de rejets par le client.

Facture électronique que choisir pour la petite entreprise

Dans le cas d’une petite entreprise, qui fait des factures directement sur place, mon conseil est de s’inscrire dans le tiroir fiscal de l’Agence des revenus et d’utiliser l’application préparée directement par l’Agence des recettes Factures et paiements .

C’est une application entièrement gratuite qui vous permet également de choisir le stockage de remplacement des documents envoyés et reçus, dans ce cas l’utilisateur pourra gérer indépendamment ses propres factures et recevoir les factures des fournisseurs directement dans le tiroir fiscal de l’Agence du revenu.

Une autre alternative peut également être le service mis à disposition de la Chambre de Commerce.

Mais fais attention!

Si les factures commencent à être d’un certain nombre et qu’il s’agit peut-être aussi de factures différées relatives à des livraisons multiples de marchandises, il devient coûteux de les charger manuellement, dans ce cas il est conseillé d’ acheter un système de gestion ou un logiciel qui permet de télécharger données personnelles et effectuer les opérations de vente (livraison) directement avec un logiciel de gestion puis le connecter à un module de facturation vente, pour réduire le temps de chargement, vous pouvez également exporter le fichier de la direction de l’entreprise vers un intermédiaire de facturation externe.

Une autre alternative est le comptable ou le fournisseur externe.

Alors pour ceux qui ont peu de factures et surtout liées à du conseil ou des services, pas très complexes, je conseille d’utiliser le logiciel natif de Revenue Agency, alors que lorsque la gestion devient un peu plus complexe il est bon d’évaluer l’achat d’une petite comptabilité interne, puis son intégration à une application de transmission de factures sera presque certainement externe en raison des coûts.

L’obligation de facturation électronique ne prévoit pas la remise du document électronique en pdf, l’ obligation concerne exclusivement l’envoi en XML ; beaucoup par commodité envoient un pdf avec le XML, mais ce n’est pas une obligation et une gentillesse que beaucoup le font.

Dans ce cas il y aura le problème de lire le document XML et de le rapporter dans un format lisible pour être mieux interprété, il est cependant également possible de lire un XML, rappelons que ce document doit ensuite être remis à la personne réalisant la comptabilité , qu’il s’agisse du comptable ou du salarié de l’entreprise pour effectuer la comptabilité aux fins des états financiers.

Avant de décider qu’il est bon de faire des évaluations, vous pouvez également opter pour un choix différencié, en orientant et en accompagnant certains clients et fournisseurs chez un prestataire et d’autres chez un autre intermédiaire ou en envoyant un email certifié.

Même la banque pourrait un jour proposer de servir d’intermédiaire des factures dans ce cas elle pourra peut-être effectuer certaines opérations bancaires sous réserve d’un accord initial avec le client (ex : factures d’acompte, escompte sur porte-monnaie, etc.) .

N’oubliez pas que l’une des options de la facturation électronique est également l’envoi et la réception de factures via la société PEC, assurez-vous qu’il y a suffisamment d’espace pour tout gérer.

Comment fonctionne la facture électronique pour les professionnels, comment choisir

Aussi pour le consultant, le professionnel, l’avocat, le notaire, etc. Je recommande d’utiliser les services fournis par leurs registres professionnels qui peuvent les aider à les gérer ou de contacter directement l’Agence des revenus, n’ayant pas un grand nombre de documents.

Alternativement, il y a toujours le chiffre du comptable qui utilisera également les services de prestataires externes, ou directement d’autres prestataires externes habilités comme intermédiaires pour la facturation électronique, en achetant des packages de facturation à utiliser personnellement.

Dans le cas où vous optez pour le choix du comptable ou autre responsable, vous devrez alors accepter d’avoir une copie des factures, d’effectuer les paiements ou les contrôles d’autorisation car dans ce cas la facture arrivera directement à ou vous devrez trouver une application de conversion si vous voulez lire en pdf.

Quel est le meilleur choix pour un programme de facturation électronique

Il existe une série d’évaluations qui doivent être faites avec soin en fonction de la taille de l’entreprise, des besoins commerciaux et de gestion et du budget disponible.

Beaucoup dépend des besoins d’un contrôle comptable, social et financier, dans ce cas le choix sera presque obligatoire, en s’appuyant sur son propre système de gestion d’entreprise qui gère tout ou en utilisant un service qui peut être intégré à votre propre logiciel de gestion sinon vous avoir beaucoup de budget.

Au final, ce choix est un investissement , il faut évaluer combien de temps est passé par le personnel à tout gérer, passer un peu plus aujourd’hui, cela permet de gagner du temps , de jour en jour, d’avoir des données plus précises et permet vous permettre de tirer le meilleur parti de vos ressources humaines, en les libérant du chargement manuel pour en faire plus.

L’entreprise qui a une certaine taille doit tout mettre à jour , les délais des clients et des fournisseurs, les coûts de l’entreprise pour effectuer le contrôle de gestion et surveiller les budgets, les données de commission pour la gestion des agents, les données d’articles pour la gestion des entrepôts, doivent gérer tous les flux actifs et passifs dans un manière automatique et opportune.

Comme vous pouvez le voir, de nombreuses variables affectent la décision.

Le meilleur choix sera le moins coûteux en termes de temps et d’argent en gestion d’entreprise .