La facturation est l’un des travails que doivent effectuer les sociétés. Elle n’est cependant pas toujours facile à réaliser. Afin d’aider les entreprises à gérer la totalité ou une partie de leur processus de facturation, des logiciels adaptés ont été conçus. Ces logiciels peuvent être dotés de fonctionnalités supplémentaires, répondant à certains autres besoins des sociétés.

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?

Un logiciel de facturation est un programme informatique qui a pour but de faciliter la gestion commerciale des factures de vente. Ce programme permet, entre autres, d’éditer des factures, de les transmettre, de les archiver et de les intégrer dans le système comptable de l’entreprise. Il simplifie presque toutes les tâches administratives. Cependant, les sociétés ne sont pas obligées d’utiliser cet outil de gestion, bien qu’il s’avère indispensable. Outre ses nombreux avantages, le logiciel de facturation offre aussi un gain de temps et d’argent. Le programme permet autant d’établir des relevés et peut être enrichi d’autres fonctionnalités, selon les besoins de chaque firme.

Certes, l’institution a le choix entre gérer la totalité ou une partie de son processus de facturation. Elle peut également choisir de gérer sa facturation avec des bordereaux papiers ou à l’aide de tableurs. Néanmoins, lorsque le nombre de factures augmente, il est préférable de s’équiper d’un logiciel de facturation. Pour cela, la société peut choisir de développer sa propre application, d’en louer ou encore d’en acheter auprès d’un éditeur spécialisé. Rendez-vous sur axonaut.com/ pour plus d’infos.

Les avantages de l’utilisation d’un logiciel de facturation 

La dématérialisation des factures de vente offre de multiples avantages. Le premier d’entre eux est, sans doute, la centralisation de la base de données « clients ». En effet, le programme permet à une société de centraliser l’intégralité des fiches clients en classant les informations indispensables du partenaire telles que son adresse, les conditions tarifaires, les modalités de facturation, les taux de TVA applicables et bien d’autres. Ensuite, en étant parfaitement paramétrée, l’application assure l’exemplarité de l’information. Pour faire simple, elle permettra de rendre chaque fiche client unique ainsi que d’éviter les doublons inutiles.

Le deuxième avantage de l’utilisation d’un logiciel de facturation est la possibilité pour l’entreprise de respecter plus facilement les règles liées à la facturation. En effet, ces règles évoluent sans cesse. Ainsi, pour être sûr de les respecter, il est important de disposer d’un programme qui soit en parfaite conformité avec toutes les obligations législatives et réglementaires en vigueur. En utilisant une telle application, vous serez certain de n’oublier aucune mention obligatoire imposée par la Loi. Vous pourrez également être sûr de respecter tous les principes de numérotation, de pouvoir bien classer tous vos documents en rapport avec la facturation et ainsi d’éviter la suppression de factures importantes. Avec un logiciel, il est plus difficile de faire des erreurs, étant donné que le processus est automatisé. Toutes les données sont reportées et calculées de manière automatique, sans besoin d’intervention humaine. De plus, le fait d’utiliser l’outil permet de diminuer le risque d’oubli des documents. Effectivement, le programme conserve les traces de toutes les opérations effectuées. Certains logiciels comportent même un module de suivi du paiement des factures de vente afin de vous permettre de suivre facilement l’évolution des affaires. Enfin, le dernier avantage de l’utilisation de l’outil est, bien évidemment, le gain de temps. Avec un programme de facturation, vous pouvez accélérer votre processus de vente.

Qui peut utiliser un logiciel de facturation ?

Presque toutes les entreprises peuvent utiliser un logiciel de facturation. Cet outil est l’une des solutions de gestion comptable les plus utilisées. Il ratisse un périmètre plus large que certains logiciels utilisés dans la comptabilité. Le progiciel cible toutes les entreprises, grandes ou petites, la plupart des secteurs d’activité, presque toutes les professions ainsi que tous les statuts juridiques, même ceux soumis à peu d’obligations comptables et administratives. Le dispositif est idéal pour les commerçants et artisans ainsi que certaines professions libérales qui ont des obligations en matière de factures de vente. Toutefois, les sociétés ne sont pas dans l’obligation de recourir à un tel programme informatique, notamment celles dont le volume de facturation est faible. Effectivement, certaines entreprises n’ont pas d’intérêt à utiliser une application pour gérer leurs factures. C’est le cas, par exemple, des professionnels de la santé. Pour ces professions, un facturier papier est largement suffisant.

Les sociétés réalisant des transactions avec des particuliers, non plus, n’ont pas besoin d’un tel outil, étant donné que la loi ne leur impose d’établir une facture que lorsque cela est vraiment nécessaire. Dans certains cas, il peut aussi arriver que l’utilisation d’une solution de gestion de facturation ne soit pas suffisante pour gérer efficacement les affaires, étant donné les divers besoins particuliers ne pouvant pas être totalement satisfaits avec un logiciel. Dans ce genre de cas, il est préférable de recourir à des solutions « métiers » spécialisées par domaine d’activité. Une solution de gestion comptable peut donc apporter en matière de gain de temps et d’argent mais dans certains cas, elle n’est pas forcément utile.

Comment utiliser un logiciel de facturation ?

Quoi qu’il en soit, l’utilisation d’un programme de gestion des factures ne doit surtout pas être prise à la légère. Une mauvaise manipulation ou un mauvais paramétrage peut avoir de graves répercussions sur toute la procédure de gestion d’une entreprise. Par ailleurs, certaines subtilités peuvent apporter beaucoup en termes de gain de temps. Avant toute chose, il est important de bien paramétrer le logiciel. Dans le cas contraire, vous ne pourrez pas l’utiliser correctement. Cela vous garantira également une diminution du risque d’erreur et une parfaite fonctionnalité de toutes les options. Pour assurer un bon paramétrage, vous devez remplir toutes les informations exigées, configurer les profils utilisateurs et planifier des sauvegardes automatiques de la base de données. Une fois cette étape achevée, il faudra créer des comptes clients et gérer la base d’articles. Vous pouvez aussi personnaliser des modèles de documents, si vous le souhaitez. Enfin, n’oubliez pas de connecter le logiciel à celui de la comptabilité, notamment si vous vous occupez vous-même de la gestion comptable de votre entreprise.