Une note de frais est un outil incontournable et essentiel pour une entreprise. C’est un moyen pour un chef d’entreprise de rembourser les frais qu’un employé ou un collaborateur a engagé pour le compte de son entreprise. Une entreprise se doit de posséder un modèle préétabli de notes de frais afin de faciliter la saisie de celles-ci. Cependant, avoir un modèle ne permet d’exclure le fait qu’il y aura toujours des imprévus. Avec les possibilités qu’offrent les technologies informatiques actuelles, pour une entreprise qui veut rester compétitive dans son domaine d’activité, il est beaucoup plus facile et rapide d’informatiser la gestion de ses notes de frais. En effet, il existe divers avantages dans l’utilisation d’un logiciel informatique pour gérer des notes de frais.

Une note de frais

Une note de frais est un support ou un document qu’un salarié (ou un dirigeant d’entreprise) établit afin de se faire rembourser sur les dépenses qu’il a engagées dans le cadre de ses activités professionnelles. Les notes de frais permettent ainsi à un salarié de recenser ses dépenses professionnelles durant une période déterminée, et cela dans le but de se faire rembourser par son employeur. Les différentes dépenses qui peuvent être intégrées dans une ou plusieurs notes de frais sont : les frais de logement (les notes d’hôtel), les frais d’abonnement (le wifi ou internet, téléphone, etc.), les frais de déplacement (les déplacements avec un bus, un train, un avion, …) et enfin les dépenses liées aux aliments (les repas, les goûters, …). Pour faciliter les suivies de ces frais ou dépenses, l’entreprise employeur peut informatiser la gestion des notes de frais de ses salariés. Pour avoir plus d’informations sur la gestion des notes de frais, pensez à visiter le site www.carlabella.com

En quoi consiste l’informatisation de la gestion de notes de frais ?

Durant ses missions, avant d’établir ses notes de frais, un salarié doit conserver les documents ou les justificatifs (factures, notes, etc.) de ses dépenses. Cependant, il arrive parfois qu’un salarié soit amené à avancer ses dépenses professionnelles, ou bien qu’il ait perdu (ou n’ait pas réussis à avoir) certaines de ses factures. La gestion des notes de frais peut donc devenir un calvaire pour une entreprise, c’est pour cela que la plupart des entreprises utilisent actuellement des logiciels de gestion pour gérer leurs notes de frais. L’informatisation de la gestion de notes de frais consiste donc à utiliser des programmes ou des logiciels informatiques pour gérer celles-ci. Avant d’établir une note de frais, il faut d’abord procéder à la digitalisation ou au traitement des factures, c’est la première étape d’un processus d’informatisation des notes de frais. Il existe divers avantages dans l’utilisation de logiciel pour gérer des notes de frais.

Quels sont les différents avantages d’un logiciel de gestion de notes de frais ?

Afin de poursuivre son développement, une entreprise doit embaucher du personnel. Pour rester compétitive, elle doit aussi éviter les pertes de temps dans ses gestions administratives et dans la gestion de ses notes de frais. Un bon logiciel gestion note de frais lui permettra de gagner en efficacité dans ces diverses tâches de gestion. L’utilisation d’une application informatique (logiciel) dans la gestion de notes de frais permet : de digitaliser les notes, d’augmenter rapidement l’effectif de l’entreprise, de gagner du temps, d’avoir des moyens de contrôle efficaces (et donc de sécuriser). De plus, le recours à un logiciel en ligne permet de travailler de manière collaborative avec d’autres équipes de salariés, et ainsi, on peut aussi établir des notes de frais depuis n’importe quel endroit avec un ordinateur. Cela permettra à un salarié en déplacement de rapidement renseigner ses frais.