Logiciel de gestion : quelles caractéristiques doit-il avoir ?

La réalité économique des entreprises, de plus en plus compétitive, impose des modèles d'organisation visant à simplifier les processus commerciaux . Et le meilleur allié, en ce sens, est le logiciel de gestion, c'est-à-dire un programme informatique qui permet l' automatisation des flux, des informations et des processus . Il existe de nombreuses offres sur le marché aujourd'hui et pour cette raison, nous essayons, dans cet article, d'indiquer quelles caractéristiques un logiciel de gestion doit avoir afin de représenter le meilleur choix dans l'entreprise, compte tenu de son histoire, de ses besoins et de l'amélioration que vous voulez obtenir.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion

Qu'entend-on exactement par logiciel de gestion ?

Le logiciel de gestion représente l'ensemble des logiciels qui automatisent les processus de gestion au sein des entreprises. Ils sont principalement divisés en macro-groupes : Logiciel de comptabilité Logiciel d'entrepôt Logiciel de production Logiciel de budgétisation Logiciel de gestion et d'analyse financière Logiciel dédié

(Définition tirée de Wikipédia) Bien que les domaines fonctionnels énumérés ci-dessus soient communs, chaque entreprise a des besoins différents et souvent le besoin d'un système adapté à sa réalité. Pour cette raison, pour comprendre quel est le meilleur logiciel de gestion,  il faut partir d'une analyse des activités et des processus opérationnels, en évaluant quelles sont les priorités à respecter afin d'obtenir l'amélioration organisationnelle que vous recherchez.

Les principales fonctions d'un logiciel de gestion

Les fonctionnalités d'un logiciel de gestion sont donc représentées par toutes ces caractéristiques qui satisfont les besoins de l'entreprise individuelle ou de la réalité professionnelle. En référence à la liste vue ci-dessus, nous pouvons identifier les zones macro que le logiciel doit toujours garantir :

• Comptabilité et Administration : gestion comptable, administrative et financière.
• Cycle actif (Customer Management) : gestion complète du processus de facturation client, de la gestion des commandes/offres à l'émission des factures électroniques.
• Cycle Passif (Supplier Management) : gestion complète de la relation entreprise-fournisseur, puis offres, enregistrement des entrées de marchandises et réception des factures passives.
• Entrepôt : gestion des mouvements d'entrepôt, des dépôts et des inventaires.
• Production : gestion du processus de production du MRP (planification des besoins en matières) à la planification et à l'ordonnancement de l'ensemble du cycle de production.

En Italie, la plupart des PME sont des Micro-entreprises et les fonctionnalités les plus populaires sont le cycle actif (pour la facturation active) et l'entrepôt.

Le logiciel qui gère la facturation

La facturation électronique a grandement simplifié les procédures d'émission, qui sont aujourd'hui pratiquement automatiques : un logiciel de facturation doit donc avoir des caractéristiques bien spécifiques. Tout d'abord, il doit permettre l'établissement des factures de manière simple et rapide : cela signifie qu'il doit être connecté aux données de base client, fournisseur, produit et service ; il doit permettre une saisie aisée des données, la possibilité de modifier les données relatives aux prix, tarifs, etc. directement lors de la phase de compilation. Pouvoir générer une facture à partir d'un devis est également une caractéristique importante en termes de rapidité d'utilisation. Pas seulement. La possibilité de gérer les factures récurrentes dans tous les cas où, par exemple, des frais de maintenance sont prévus dans votre entreprise. Avec la facturation électronique obligatoire, le logiciel doit permettre la génération de fichiers XML d'un simple clic et être connecté à un service Hub qui s'occupe de la transmission vers le Système d'échange et qui est prêt à recevoir les factures des fournisseurs.  

Le logiciel qui gère l'entrepôt

Le logiciel de gestion d'entrepôt , également appelé WMS (système de gestion d'entrepôt) , est l'application qui permet la gestion des articles et/ou matériels en stock et les opérations de chargement et déchargement associées, gestion des stocks ). Il vérifie toujours les stocks de marchandises disponibles, renseigne éventuellement sur leur position dans l'entrepôt, estime l'épuisement des stocks en proposant automatiquement leur réapprovisionnement. Un bon logiciel de gestion d'entrepôt doit commencer par une excellente classification et gestion des articles , en fonction de leurs attributs individuels, puis comprendre la gestion des codes-barres, des nomenclatures, de la préparation des commandes et des expéditions. Comme déjà évoqué plus haut, les fonctions dont doit être doté un logiciel de ce type dépendent des caractéristiques dimensionnelles, managériales et stratégiques de l' entreprise concernée. Pour les micro-entreprises, il existe des applications élémentaires , qui assurent un minimum d'activités : elles se limitent généralement à la gestion des stocks, au chargement et déchargement des marchandises et à la gestion des stocks. Ces logiciels peuvent ensuite être intégrés à des procédures de gestion sectorielle, comme celles des magasins , qui nécessitent des progiciels spécifiques  pour gérer les activités. Dans des situations commerciales un peu plus complexes, le programme de gestion d'entrepôt doit garantir une gestion plus articulée et, surtout, doit s'intégrer aux autres processus. Par exemple, il doit garantir la gestion des stocks, des inventaires et des réassorts, doit pouvoir utiliser la lecture des codes-barres, doit gérer la nomenclature, la production etc. Pour certaines entreprises il est nécessaire de demander une personnalisation de ce logiciel de gestion.

Contrôle de gestion

Ensuite, il y a des fonctionnalités plus spécifiques qui permettent une gestion particulière et une meilleure planification stratégique des activités , telles que :

• Commandes et contrôle de gestion : pour gérer la comptabilité analytique avec centres de coûts et commandes, rentabilité des projets, plans de facturation, feuilles de temps et temps du personnel, soldes finaux...etc...
• Contrats et maintenance programmée : de nombreuses sociétés de services doivent gérer des contrats de maintenance et des interventions programmées, facturés en fonction du type de contrat. Des programmes spéciaux sont nécessaires pour établir les budgets et analyser les coûts détaillés par travail.
• Statistiques, Analyses et Rapports : fondamentaux pour le traitement des données sur les ventes, les achats, les coûts et toutes autres données présentes dans le système de gestion. Les données traitées et personnalisées sont alors à la base des choix stratégiques de l'entreprise.
• Budget et compte de résultat : pour traiter en interne le budget de l' entreprise , tant d'un point de vue civil que fiscal. Fondamentale lorsque cette activité est exercée en interne, avec l'appui externe de l'expert-comptable : elle nécessite l'intégration de procédures qui, en préparant automatiquement divers documents et prospectus, produisent des états financiers et déterminent à l'avance les impôts.

Toutes ces fonctionnalités peuvent être activées immédiatement ou intégrées dans le temps : il peut être nécessaire, en effet, d' étendre et d'adapter le système aux évolutions de l'entreprise , et pour cette raison il est important que le logiciel de gestion soit évolutif et flexible, afin de pour assurer la mise en œuvre de fonctionnalités supplémentaires au fil du temps en fonction des besoins croissants.

Le workflow documentaire

La maîtrise des informations de l'entreprise passe par la gestion des flux documentaires , qui peuvent devenir plus ou moins complexes selon les activités de l'entreprise que vous décidez d'automatiser. C'est ce qu'on appelle le workflow de documents , où le terme workflow signifie simplement Workflow : ce terme fait référence à tous les processus automatisés qui gèrent les transactions et les documents. Pour de nombreuses entreprises, il peut devenir important de définir librement les flux d' évasion que les documents doivent suivre, et les règles avec lesquelles les mêmes documents doivent être corrélés. Pour cette raison, le flux schématisé que nous avons vu ci-dessus peut devenir, en pratique, beaucoup plus complexe et articulé.  

Paramétrage et personnalisation du logiciel : quelle différence ?

Le degré de flexibilité d'un système de gestion est déterminé à la fois par la facilité d'intégration avec d'autres systèmes et par les caractéristiques internes d'adaptation des flux d'informations : cette dernière caractéristique est obtenue en paramétrant ou en personnalisant le logiciel. Grâce au paramétrage, il est possible de définir les préférences de fonctionnement du logiciel et tous les liens qui doivent être établis entre les différents documents, en fonction des processus et des besoins de l'entreprise, permettant ainsi une plus grande liberté de choix dans la gestion du flux de travail interne . On parle alors de configurabilité du système , une phase qui comprend le paramétrage des paramètres de fonctionnement mais aussi le workflow documentaire (que nous avons évoqué plus haut). Lorsque les besoins de l'entreprise sont très particuliers et que le paramétrage à lui seul ne suffit pas, le logiciel doit être personnalisé : dans ce cas, le logiciel standard est adapté et en partie réécrit pour respecter et gérer certains processus métiers. Dans cette hypothèse, on peut distinguer différents « niveaux » de personnalisation, selon qu'il est nécessaire ou non d'écrire un nouveau code source. À cette fin, il existe des systèmes de personnalisation internes très puissants (tels que notre personnalisation à la volée ) qui vous permettent d'effectuer un large éventail d'interventions de personnalisation de logiciels sans écrire de nouveau code. Pour que cela soit possible, en pratique le système doit permettre l' ajout de champs supplémentaires , par rapport à ceux déjà existants dans le logiciel standard, qui peuvent être définis de manière simple directement à l'écran. Lorsque les besoins métiers sont plus complexes et qu'un développement de procédures complémentaires est nécessaire , on parle alors de personnalisation sur mesure ou d'un type de personnalisation qui implique l' écriture de nouveau code et l'intégration de composants créés ad hoc , servant à produire des procédures autonomes et complètement adaptés aux besoins de l'entreprise.  

Qu'est-ce qui ne doit jamais manquer dans un logiciel de gestion ?

Ce que tout logiciel de gestion doit toujours garantir, c'est de pouvoir s'adapter de manière flexible aux différents besoins d'une entreprise, exprimés de multiples manières, et pour cette raison il doit être évolutif et flexible, ouvert, simple d'utilisation et bien supporté.  

Évolutivité et flexibilité

Parmi ses principales caractéristiques, un bon logiciel de gestion, en plus de permettre une gestion intégrée des principaux processus d'affaires, doit pouvoir garantir la possibilité d' insérer d'autres modules opérationnels au fil du temps à  mesure que les besoins de gestion augmentent. Cette caractéristique est définie par le terme « évolutivité logicielle » et fait référence à la caractéristique d'un système qui peut être facilement modifié en cas de variations importantes (par exemple, dans la quantité ou le type de données traitées). Pour être évolutif, un logiciel de gestion doit offrir une large gamme fonctionnelle (ou modulaire, c'est-à-dire qu'il doit inclure une large gamme de modules logiciels ) et doit combiner une grande flexibilité , entendue comme la capacité de s'adapter aux flux internes et aux évolutions futures. Être flexible signifie qu'il doit pouvoir être configuré et personnalisé de manière intelligente et efficace en fonction des demandes spécifiques, en tenant compte du fait qu'elles peuvent varier d'un jour à l'autre. Dynamiquement et continuellement.  

Ouverture et intégration avec des applications externes

Un logiciel de gestion représente un choix sûr pour votre entreprise s'il garantit, entre autres,  la possibilité de s'intégrer et de s'interfacer avec d'autres applications externes . Par exemple, une fonction assez basique consiste à extrapoler et partager des données avec des applications Microsoft : il suffit de penser au besoin de plus en plus quotidien de lire, interroger et exporter facilement toutes les données disponibles , en les ouvrant avec des outils bureautiques (comme Excel par exemple). Par ailleurs, s'appuyant sur des bases de données relationnelles , un bon logiciel de gestion doit également pouvoir s'interfacer avec d'autres applications de l'entreprise (en natif ou via des personnalisations spécifiques), partager des données et intégrer des processus externes. Un exemple est l'intégration avec un système CRM (Customer Relationship Management) où les données collaboratives sont gérées et où il peut être très utile d'avoir un tableau de bord sur la situation globale du client qui permet, par exemple, au vendeur d'avoir une vue synthétique sur la situation comptable ou de paiement.  

La facilité d'utilisation du système de gestion

Une autre caractéristique fondamentale d'un logiciel de gestion est certainement la facilité d'utilisation , car, le plus simple est le système à utiliser et est facile à utiliser , plus le démarrage du système et de formation du personnel des coûts sont réduits . C'est un aspect qu'il ne faut pas sous-estimer, car rendre le système facilement accessible même à ceux qui ne connaissent pas la technologie permettra d'« exploiter » le système de gestion dans tout son potentiel, même les plus cachés. Un logiciel de gestion accessible à tous permet également de ne pas ralentir les processus métiers lors des changements de personnel et, par conséquent, d'éviter un surcoût de formation de la direction pour former les nouvelles personnes en charge des différentes fonctions. Un logiciel facilement utilisable sera un logiciel accessible à toute l'équipe de l'entreprise et cela accélérera de nombreuses activités quotidiennes, en soutenant les processus commerciaux de la meilleure façon possible. À cet égard, il est important que l'application soit toujours accompagnée de matériel informatif, de guides, de tutoriels et bien sûr d'une assistance valable .  

Assistance et mises à jour logicielles

Cela peut sembler un aspect moins important que les autres, mais un logiciel de gestion, pour être considéré comme vraiment valable, doit être accompagné d' une assistance de formation au moment initial de l'installation et, par la suite, d' une assistance technique valable  . Même dans le cas d'applications simples avec peu de fonctionnalités, il est important que le fournisseur soit toujours prêt à donner les bonnes informations. Aujourd'hui les éditeurs de logiciels peuvent décider d'apporter une assistance de différentes manières : assistance à distance (directement sur l'appareil du client avec connexion à distance), assistance téléphonique, via e-mail, forum, chat... Un autre aspect très important est que le  logiciel est toujours à jour , précisément parce que mettre à jour l'application achetée signifie rendre ses fonctions toujours plus récentes, plus rapides et plus efficaces. L'enrichissement et l'extension du logiciel sur une base régulière, à la fois sur la base des évolutions du marché et sur la base des changements réglementaires, est d'une importance vitale tant pour ceux qui achètent le logiciel (qui pourront donc profiter d'une version mise à jour dans l'air du temps), tant pour les éditeurs de logiciels eux  - mêmes qui doivent viser à fournir à leurs clients des produits au plus haut niveau de qualité.  

Combien coûte un logiciel de gestion ?

Il n'est pas facile de répondre à cette question car les facteurs qui déterminent le coût d'un logiciel sont nombreux. Tout d'abord, il faut considérer la complexité qui est exigée du système de gestion, c'est-à-dire combien de  fonctions métier doivent être gérées : le logiciel doit-il inclure une gestion simple des activités principales ou une gestion plus complexe et intégrée de plusieurs processus métier ? Un autre facteur qui détermine le coût de manière importante est la nécessité de développer des modifications aux packages proposés par les éditeurs de logiciels pour répondre aux besoins particuliers de l'entreprise. Il faut dire aussi que, habituellement, le coût d'un logiciel de gestion comprend également une redevance annuelle d'assistance qui, en plus d'assurer l'intervention du technicien, assure la mise à jour continue de la réglementation ou de toutes évolutions fonctionnelles. Toutes ces considérations nous amènent à conclure que, puisqu'il n'est pas facile de déterminer le coût d'un logiciel de gestion, on ne peut faire que quelques considérations qui prennent en considération la taille de l'entreprise. Si l'on parle d'une micro entreprise ou d'un professionnel , les besoins se limiteront à la gestion d'un/deux processus : par exemple, seule la gestion d'un petit entrepôt ou la facturation avec quelques documents par an pourra être utilisée. Dans ce cas, il suffira de choisir un logiciel aux fonctionnalités minimales ou ciblées . Si par contre l'entreprise est une PME il  sera utile d'adopter une gestion plus complète des processus métiers. Par exemple, vous avez besoin d'un logiciel qui gère les ventes, l'entrepôt, la comptabilité : il vous faudra opter pour un logiciel de gestion plus complexe qui propose donc des fonctionnalités avancées . Cela implique évidemment d'entrer dans une fourchette de prix déjà plus élevée. Si l'on passe à la moyenne entreprise,  la réalité à gérer sera décidément plus complexe, et le logiciel de gestion devra répondre à bien plus de besoins que ceux déjà évoqués. Dans ce cas, nous parlons d' un logiciel de gestion à haute fonctionnalité et personnalisation . Pour ces logiciels le coût évolue en fonction des packages souscrits et des personnalisations prévues.