L’organisation et la gestion de vos dépenses constituent une étape incontournable à n’importe quel stade de la vie de votre entreprise, de la création à la croissance des activités. Pour cause, le manque de liquidités fait partie des principales raisons de la faillite d’une organisation. Identifier, surveiller et gérer au mieux au quotidien vos différentes dépenses d’entreprise permet notamment de contrôler les coûts et d’éviter de dépenser plus que vous ne gagnez.

Un élément imputé aux revenus

Une dépense entreprise peut être définie comme un élément imputé aux revenus de l’entreprise sur une période bien définie. Présente dans le compte de résultat, elle est déduite des revenus et permet ainsi d’obtenir le bénéfice réalisé sur un exercice comptable. Comptabilisée ou payée d’avance selon le cas, elle est parfois déductible des impôts si elle est engagée à titre exclusivement professionnel.

Dans la réalité, une dépense d’entreprise est une somme d’argent versée en contrepartie de produits (matières premières, marchandises, fournitures, etc.), de services (sous-traitance, prestations, etc.), de prêts (agios, intérêts, etc.) et d’impôts et taxes non récupérables. Il existe d’autres dépenses qui sont admises à titre exceptionnel et des montants payés sans la moindre contrepartie. Il convient de bien les connaître pour les maîtriser et éviter qu’elle ne plombe votre budget.

Les différents types de dépense d’entreprise

D’un point de vue comptable, la gestion des dépenses d’entreprise peut se faire en deux grandes catégories : fixe ou variable. Comme leur nom l’indique, les dépenses fixes désignent toutes les charges dont les montants sont connus à l’avance et ne changent pas pendant la période donnée. Sont considérées comme telles les :

  • loyer ;
  • abonnements ;
  • frais bancaires ;
  • frais de maintenance et d’entretien…

À l’inverse, les dépenses variables regroupent les charges professionnelles dont le coût dépend d’un cours qui peut faire l’objet de fluctuations à la hausse comme à la baisse :

  • achat de matières destinées à la transformation ;
  • achat de produits destinés à la revente ;
  • frais de sous-traitance ou d’externalisation ;
  • dépenses logistiques…

Suivant sa nature, une dépense d’entreprise peut aussi être classée en trois principaux types : les coûts d’exploitation ou charges de gestion courante, les charges financières, et les charges exceptionnelles.

Le principe et la modalité d’enregistrement comptable

Pour les entreprises et les entrepreneurs individuels qui relèvent d’un système d’imposition simplifié, la comptabilisation d’une dépense entreprise suit le principe de la comptabilité simplifiée. Elle inclut les charges comme l’estimation forfaitaire de dépenses, les opérations quotidiennes et les opérations de clôture d’exercice.

Néanmoins, en règle générale, la comptabilité ne prend en compte les diverses opérations liées aux dépenses d’entreprise qu’au moment de la transaction financière, autrement dit de leur concrétisation. Dans ce cas, les écritures comptables à passer concernent les encaissements et les décaissements. Elles doivent être comptabilisées quotidiennement en apportant des précisions sur le type de transaction effectué et les moyens de paiement choisis.

À la fin de l’exercice, il arrive qu’il existe des sommes d’argent encore à régler. Vous passez alors de la comptabilité de trésorerie à la comptabilité commerciale.

Les bonnes pratiques pour une gestion optimale des dépenses

La gestion des dépenses d’entreprise est une tâche à la fois complexe et prenante. Elle peut même devenir un véritable casse-tête et une perte de temps si vous ne la maîtrisez pas ou vous y prenez mal. Il est donc essentiel d’adopter les bonnes pratiques en la matière pour maximiser l’efficacité de votre entreprise.

D’abord, il est recommandé de concevoir une politique de dépenses et de mettre par écrit les règles à respecter. Puis, il est judicieux d’avoir un budget pour chaque type de dépense. Cela vous procure une meilleure visibilité sur l’ensemble de vos dépenses. Il est également conseillé de déterminer des limites temporelles pour leur paiement ou leur remboursement et de préciser les procédures y afférentes pour prévenir d’éventuels problèmes.